2022/10/10
プレゼンをする時に知っておきたいポイント5選
先日、私の会社で今年度の最優秀社員を決めるプレゼン大会がありました。全国からそれなりの成果を挙げた人が選ばれ、会場でお偉いさん方に成果をプレゼンをするというものです。
名誉なことに、中四国エリアのメンバーの中から私が選ばれ、今月プレゼンをしてきました。
15分間のプレゼンでしたが、プレゼン後、お偉いさんや同僚からは「感動した。」や「めちゃめちゃ、わかりやすかった。」「素晴らしい！」などの嬉しい言葉をいただきました。
資料作成のポイントや当日発表に向けて行った準備などについてご紹介します。
会社で成果発表をする予定のある方、プレゼン資料作成でお悩みの方におススメの記事です。
Contents
PowerPointから作るはNG!
まず、プレゼンの資料は、話す原稿から作りましょう。こうすることにより、後のプレゼン資料作成が格段に楽になる他、質の高いPowerPointが作れるようになります。
正直なところ、プレゼン資料を作成する際、PowerPointから作る人が多いと思います。僕もそうでした。ですが、そもそもプレゼンって「私の話」を聞いてもらう場所ですよね。PowerPointの資料は、あくまで、「私の話」のポイントを視覚的に補助してくれるもの。「私の話」が明確でないと、ポイントもわからないですから、文字の多いPowerPointになったり、何が言いたいかわからないPowerPointになってしまいます。
逆に原稿ができている状態でPowerPointを作ると、デザインに集中できます。
そもそも、何を話したらいいかわからない場合は、話す原稿を作る前に伝えたいポイントを書き出してみるとよいでしょう。ここではとにかく、多く書き出すことがポイントです。取捨選択は後にしましょう。
原稿の文字数を調整し、ストーリーを語ろう
プレゼンで1分間に話すことができる文字数は、大体1分あたり250文字程度。それくらいの文字数で、話す原稿をまとめよう。あまりに多すぎたり、少なすぎたりしなければ大丈夫。多少のズレであれば、最終的に話すスピードなどで調整すれば大丈夫です。
聞く人は、事実を淡々と述べられるよりも、圧倒的にストーリーを交えた話の方が記憶に残ります。初めに、どういった課題があって、どのように工夫して取り組んで、どういう結果がでたのか一連の流れで話をすすめましょう。
1スライド1メッセージ?
原稿が出来たら、ようやくPowerPointの作成に入ります。ですが、いきなりパソコンを開いてPowerPointを起動させるのはやめましょう。まず、ノートとペンでスライドイメージを書きましょう。
PowerPointについて書かれた本に「1スライド1メッセージで！」と書かれていることもありますが、それはあくまで目安にしましょう。無理に1メッセージにすることにより、短時間で次のスライドに移ってしまって、聞いている人が話に追いつけないのも良くありません。
スライド作成のPoint
デザインについては、ここでは話つくせません。実際のものから一部編集を加えていますが、私の作ったパワポの一部を紹介します。
他社から切り替わったことを示すのに、円グラフを使いました。文字や言葉「シェア50%が100%になりました」と伝えるより、上のようにグラフで視覚的に訴えた方が、聞く側としてはイメージがしやすいですね。2020年から2021年への移行を現す矢印はあくまでも脇役なので、あまり目立たないように工夫しました。
私は営業系の職種なので、数字も重要です。500万と記載するよりは、5,000,000円とした方がインパクトが出ます。
グラフについては、強調したい部分を目立つようにしました。年々増加していることを示す場合は、上のように矢印を記載すると効果的です。グラフだけでは、実際の数字がわからないので、右側にそれぞれ年度の売上金額を記載しました。
自分の取り組みを評価する他者の発言は、説得力があります。人のアイコンから吹き出しでコメントを記載することにより、発言していることを想像しやすいようにしました。
いくつかのスライドを紹介しましたが、デザインを良くするための手っ取り早い方法は、デザインがいいスライドを沢山見て、真似することだと思います。
発表の練習は1人ですることじゃない！？
「スライドがようやく出来て、一人で練習を繰り返して途中も止まらずに言えるようになった！ さあ、本番！」これは、かなり危険です。必ず、他の人上司や同僚、家族に発表を見てもらってアドバイスをもらいましょう。最低3人にはみてもらった方がよいです。また、自分の発表を3人にみてもらう時には、それぞれ1人ずつに発表し見てもらいましょう。3人同時に1回で観てもらう方法は避けましょう。本音のアドバイスが貰いづらいためです。
その時のアドバイスは、第3者からみた貴重な意見ですが、最終的には自分で判断し修正などしましょう。3人に観てもらって2人が同じ意見・資料修正のアドバイスを言っていたら、それはおそらく修正したほうが良い可能性が高いと言えます。
当日カンペを使えるのなら、それを使いましょう。使えるツールは使えるだけ使いましょう。アメリカのオバマ元大統領は、演説が上手で有名ですが、ある時演説の時のカンペが機械の故障で確認できなかった時の演説はヒドイものだったよう。棒読みにならないで、説得力を持って発表できるのなら、必ずしも原稿を覚える必要はないですね。
僕が購入したプレゼン関連書籍3選
プレゼンすることが決まった時、私は3つの書籍を買いました。中でも「プレゼンテーション Zen」は、僕のプレゼン力を確実に上げてくれました。
プレゼンテーション Zen
3冊の中で1番購入してよかった書籍(3版を購入)。PowerPointのスライド例もいくつか記載されていてデザインの参考にもなるが、プレゼンに対する考え方や準備から発表までのコツを色々教えてくれる。写真が多く使われていて、とてもわかりやすかった。
秒で伝わるパワポ術 仕事でもＳＮＳでも〈いいね〉がもらえるスライド作成のコツ
プレゼンテーションZenよりは、実践的なアドバイスをくれる本。この本の著者が作るスライドのデザインの感じが結構好きで、とても参考にさせてもらった。グラフや図解、表の見せ方など詳しく解説してくれている。
プレゼン資料のデザイン図鑑
上の二冊よりも実践的な本。中にでてくるスライドはあまり趣味ではないが、細かく沢山のPowerPointを作るときのポイントが書かれています。サーっと見て自分のスライドに反映させることができるのが一個でもあればラッキーといったところでしょうか。立ち読みができれば、それで十分かなと個人的には思います。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
