2023/12/10

なぜ、あなたの仕事は終わらないのか

皆さん、こんにちは。

中島 聡さん著の「なぜ、あなたの仕事が終わらないのか」を読みました。

中島 聡さんは、マイクロソフトでプログラマーとして活躍をされていた方です。そこでの経験を基に、与えられた仕事を締め切りまでに終わらせ、いい結果を生み出すノウハウが本書ではまとめられています。

サラリーマンとして仕事をする他、副業でも結果を出したいと考えている僕にとっても、とてもタメになる本でした。

この記事では、中島聡さんの「なぜ、あなたの仕事が終わらないのか」の内容を基に、仕事を締め切りまでに終わらせ、いい結果を出すためのノウハウを紹介します。

諸悪の根源は、ラストスパート志向

「○○の資料、10日以内にやっといて。」上司に言われることありますよね。「わかりました。」と言った(というか、そう言うしかない)ものの、他のタスクもある。ついつい、その資料作成に取り掛かるのが、締め切りの前日や当日で、なんとかギリギリ期限に間に合った。

ギリギリ間に合ったらまだいいもの、仕事を覚えたてで、取り掛かり始めた前日になって、わからない部分が出てきて、完成できなかった。また、慌ててやったので提出した資料のクオリティが低すぎた。上司が手直しするにしても、そのギリギリ過ぎてその時間もない。こうなると上司に怒られ、評価もしてもらえないでしょう。

「最終的には、締め切りの前日に、徹夜でもすればなんとかなる。」と考え、締め切りの最後に頑張る日本人は多いようです。その影響からか、残業もするし、会社の中でも遅くまで仕事をやっている方が、頑張っているみたいな雰囲気があります。一方、アメリカ人は最初に頑張る傾向があると、中島聡さんは述べています。アメリカ人は朝が早く、日本人のように遅くまで残業をすることは少ない。アメリカ人の朝が早いのは、アメリカの環境の影響(夕食は家族皆で食べたり、公共交通機関が日本ほど発展していないので、学校まで子供を親が車で送り迎えする必要があるなど)もありそうです。アメリカ人は日でみると朝方の傾向があるからか、仕事をする上でも始めに頑張る傾向があります。仕事をする上では、日本人の最期に頑張るラストスパート型より、アメリカ人のロケットスタート型の方が、いい結果を生むと本書では述べられています。

ロケットスタート術を意識しよう

締め切りのギリギリでタスクに取り掛かり、そこで徹夜したものの、期日までに提出できなかった。このようなことを続けていては、会社や周囲からの評価は得られません。

著者の中島聡さんはプログラマーです。上司として部下に依頼した仕事が期日までに提出されないと、全体の完成スケジュールの遅れにつながり、関連部署との調整を中島さん自身がしなければなりません。締め切りを守らなくても良い仕事は無いですが、プログラミング関係のお仕事は、より期限にはシビアなのだと思います。

そんな中で、本書では「ロケットスタート術」を意識することがすすめられています。

ロケットスタート術とは、例えば上司から作成を依頼された資料について10日間、締め切りまでの期間がある場合に、始めの2日で資料の8割を終わらせてしまう方法です。そして、始めの2日間で、依頼された時には見えなかった難題にぶち当たったり、何かしらの理由で完成の見通しが立たないなど、締め切りまでに完成が見込めない場合は期限の見直しを上司に相談します。

始めの2日間で8割を終わらせることができれば、あとの8割の期間は「流し」の期間とし、仕事の残りの2割と他の細々した仕事をこなします。

どうせ、やらないといけないのであれば、始めにしておいた方がいいですよね。

学生時代の勉強も同じで、予習が大事。予習をせずに、学校の授業で初めてわからない部分を見つける人を、あらかじめ予習しておいて授業ではわからない部分を授業では重点的に聞く人。両者の結果に差がでるのは、当然ですね。(偉そうなことを書いていますが、僕は、全然学生時代に予習できなかったし、授業中は寝ていることもあり効率が悪かったですね。。。)

こういう、当たり前のことだけど、行動に移すとなると実際は難しいことって結構あります。

「なるはやで！」は、チームのモチベーションを下げる？

「なるべく、早めにお願い。」を略して「なるはや」。僕の職場でもよく飛び交っています。なんとなく、使ってしまいそうなこの「なるはや」ですが、これは、仕事を依頼された側のモチベーションを下げる原因になります。

依頼された側は、主に仕事のクオリティーと締め切りの2つについて、意識して取り組む必要があります。締め切りがあいまいだと、どれくらいのクオリティーで提出すべきなのかもあいまいになってしまいます。どちらもあいまいなので、依頼を受けた側は、仕事に対して緊張感もなくなり、低クオリティのものを「なるはや」で提出をせざるをえなかったりします。

僕は、仕事を部下に依頼することも多いので、「なるはや」はこれまであまり使ってきませんでしたが、あいまいすぎる仕事の依頼は、部下の緊張感を低下させることがあるということに気づかされました。依頼する側の責任に、締め切りを明確にすることまでが含まれていると考えた方がいいですね。

朝のすすめ

ロケットスタート術の部分で、10日間締め切りまであるとすると、始めの2日間で仕事の8割を終わらせるべき、とお伝えしました。この2:8の法則は、1日でみたときも同じように適用します。つまり、朝の内に1日の仕事の8割を終わらせておくということです。特に朝は、メイン仕事や集中が必要な仕事を行います。

このように朝に仕事の8割をするのは、朝することにメリットがあるからです。

本書では、朝が最強な理由として、以下の3つが挙げられています。

①外部要因の締め切りが設定できる

②メールチェックをする必要がない

③話しかけてくる人がいない

中島聡 著　なぜ、あなたの仕事は終わらないのか より

①は、例えば「子供が7時になったら起きてきて、仕事を辞めざるをえない」といったことです。ダラダラ仕事をしてしまうことが無いことが、かえって集中力を高めることに繋がります。

②や③は、そのままですね。たとえば、多くの人がいるオフィスに出社すると何かと話しかけられたり、電話に出たり、メールが次から次へと来たりで、とても集中できる時間がとれません。一度集中が途切れると、また同じように集中するのにも時間がかかります。それでは、効率的にいい仕事はできません。そういった理由から、著者は、朝の重要性を説いています。

朝やろうが、夜やろうがやるべき仕事が同じなのであれば、朝のメリットを生かし効率的に集中してした方が、結果的にもいいかもしれません。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

中島 聡さん著の「なぜ、あなたの仕事が終わらないのか」。締め切りに追われたり、集中して仕事ができずに悩んでいる方などに、おススメの本です。

少しでも参考になれば嬉しいです。